Prowadzenie salonu optycznego wymaga poruszania się po różnych obszarach działalności, które są niczym naczynia powiązane. O sprawnym zarządzaniu możemy mówić kiedy wszystkie te obszary ze sobą współgrają. Jak sobie z tym poradzić kiedy wyzwań dla prowadzenia biznesu jest coraz więcej, a czasu nie przybywa? Odpowiedź jest prosta. Należy szukać funkcji, które można zautomatyzować. Na przykład – zarządzanie magazynem. Jakie są pomysły na usprawnienie pracy magazynu? Jakie czynności mogą zostać zautomatyzowane? Jakie korzyści niesie magazynowy system informatyczny dla optyka?
image: Freepik.com
Aby być w stanie profesjonalnie obsłużyć Klienta, optyk musi zadbać o stałe wyposażenie, w tym szeroką gamę oprawek do wyboru, soczewki, płyn do soczewek, płyn do czyszczenia okularów, futerały. Konieczne jest monitorowanie i uzupełnianie stanów. Magazyn to również zamówienia pod indywidualne potrzeby Klienta. To przede wszystkim zlecenie wyrobienia szkieł, śledzenie realizacji, kontakt z Klientem kiedy zamówienie jest do odbioru. Czynności tych jest bardzo dużo i standardowe metody, typu kartka i długopis, nie zdają już egzaminu.
Jak zoptymalizować magazyn?
Z pomocą przychodzi magazynowy system informatyczny – automatyzuje pewne funkcje, zwiększając efektywność działania. Przede wszystkim pomaga usprawnić następujące obszary:
- składanie zamówień
- monitorowanie stanów magazynowych
- przyjmowanie produktów na stan
- okresowe inwentaryzacje
- śledzenie i analiza historii zużycia materiałów / sprzedaży
- budowa bazy dostawców
- grupowe zmiany cen.
Większość branż odczuwa potrzebę zautomatyzowania funkcji magazynu. Stąd jest coraz większy wybór systemów informatycznych. Decydując się na wybór warto wziąć pod uwagę, aby system był dostosowany do danej branży. OsOptic jest przykładem oprogramowania dla optyków stworzonym we współpracy z optykami.
Generowanie zamówienia…
Obecnie konkurencja w sektorze usług jest ogromna. Pomysły jak utrzymać Klienta są na wagę złota. Budowanie lojalności nie jest jednak możliwe bez wiedzy o Kliencie. Dlatego tak ważne staje się zautomatyzowanie procesów zbierania, archiwizowania i analizowania danych, które pozwolą zrozumieć kim jest Klient, jak często wymaga wizyty w salonie optycznym, co jest dla niego ważne. Na tej podstawie salon optyczny może zaplanować skuteczny program komunikowania się i lojalizowania Klienta, m.in. poprzez przypominanie o wizytach kontrolnych czy też informowanie o promocjach.
Katalogowanie danych
W toku codziennych czynności, generowanie i przyjmowanie zamówienia to jedne z najbardziej czasochłonnych zadań. Sprawdzenie stanu produktów, wyszukanie właściwego dostawcy, rozmowa z dostawcą aby potwierdzić dostępność i złożyć zamówienie, przyjęcie produktów i wprowadzenie ich na stan… Idealny magazynowy system informatyczny pozwoli zautomatyzować wszystkie te czynności. Dla przykładu, z programem OsOptic są to tylko 4 proste kroki:
- Utworzenie zamówienia w systemie
- Dodanie produktów do listy
- Przypisanie dostawcy (z aktualizowanej na bieżąco bazy)
- Wysłanie zamówienia on-line
…i przyjęcie dostawy
Teraz pozostaje tylko czekać. A gdy zamówienie jest zrealizowane - przyjąć produkty do magazynu generując dostawę na bazie zamówienia. Warto zwrócić uwagę czy system umożliwia uwzględnianie komentarzy oraz edycję danych (np. w przypadku dostawy mniejszej ilości produktów). Pozornie drobne usprawnienia, jednak istotnie wpływają na efektywność zarządzania magazynem.
Zarządzanie magazynem: korzyści
Przede wszystkim oszczędność czasu, większa wygoda i swoboda w składaniu zamówienia. Oprócz oczywistych korzyści, warto zwrócić uwagę na te, które umożliwią sprawne zarządzanie salonem optycznym w dłuższej perspektywie. I tak, możliwość śledzenia zużycia i sprzedaży produktów stanowić będzie doskonałe narzędzie do planowania budżetu oraz analizy trendów zakupowych Klientów.
